Una email che converte: 10+1 regole d’argento per messaggi efficaci

Email e conversioni: quanti dei vostri preventivi diventano prenotazioni?

Immagino che ciascuno di voi risponda quotidianamente ad almeno una decina di richieste di preventivo che arrivano via email o attraverso i vostri form di richiesta dal sito.

Ma, quanti dei vostri preventivi si trasformano veramente in prenotazioni?

La risposta frequente purtroppo è: molto pochi.

Quando siamo sul punto di chiederci cosa ci sia che non va, la prima risposta che spesso ci diamo è che gli ospiti inviino tante richieste a tante strutture contemporaneamente e che acquistino nel mucchio quella più conveniente.

Mi dispiace contraddirvi ma, nella maggior parte dei casi non è affatto così e ciò significherebbe non dare alcun valore alla capacità di scelta di un ospite.

Bisogna tenere bene a mente di come il mondo della comunicazione e del turismo siano talmente cambiati rispetto a pochi anni fa, soprattutto in una fase molto delicata come quella del contatto e come sia di conseguenza necessario porsi con tutti gli accorgimenti richiesti dagli attuali codici di vendita efficace.

Se nella primissima fase di contatto, siamo in grado di immergere il potenziale ospite nella dimensione che promettiamo di fargli vivere durante il soggiorno e riusciamo a creare la percezione di sartorialità della nostra offerta con semplicità e chiarezza, state certi che lui sarà disposto anche a pagare di più rispetto ad altre proposte che metterà a confronto prima di prendere la decisione.

E’ senza dubbio più semplice far trasparire il calore della vostra accoglienza tramite una voce ben modulata al telefono, un sorriso che si percepisce anche dall’altra parte della cornetta e una conversazione ricca di attenzione.

Ma con un freddo messaggio di testo come fare a far capire che vale la pena sceglierci?

Semplicemente usando tutti gli strumenti tecnologici che il nostro tempo ci mette a disposizione, trovando ognuno di voi, il proprio e personale modo di comunicare in primis una chiara identità aziendale, per poi passare alla mera offerta di soggiorno.

Dai CRM più sofisticati alle funzioni presenti nei vostri gestionali, avete l’imbarazzo della scelta anche in base all’investimento che volete affrontare per questo tipo di azione.

Certo è che avere a disposizione, per esempio, un gestionale che permetta di ottimizzare questa funzione e non utilizzarla al meglio, o affatto, è senza dubbio un modo per tirarsi la zappa sui piedi, come si suol dire.

Quindi, posto che mi auguro che siate tutti dotati di gestionali che includano la funzione di CRM e gestione dei preventivi, vi riepilogo di seguito

10 + 1 semplici regole per migliorare l’efficacia dei vostri messaggi

1. Indipendentemente dal software in uso, rispondete al massimo entro 3 ore dal ricevimento della richiesta. Oggi la velocità è determinante, non solo per una buona prima impressione, ma anche per evitare di concorrere con le OTA o altri competitor più veloci di voi.
2. Non utilizzate sistemi di posta elettronica tradizionali per l’invio delle vostre offerte, difficilmente sono responsive e quasi mai vi permettono di personalizzare il vostro messaggio inserendo foto o altre informazioni dinamiche che vi agevolano nella comunicazione.
3. Allo stesso modo evitate gli allegati, non solo rischiate che vengano eliminati da filtri antispam, ma è possibile che non verranno letti. Considerato che la maggior parte delle email vengono lette da mobile è difficoltoso aprire gli allegati e spesso complica la consultazione.
4. Rispondete puntualmente a tutte le richieste che vi fa il cliente, ricordandovi che oggi il prodotto turistico di successo deve essere percepito come esclusivo, esperienziale e specializzato. Se dalle richieste che vi fa il potenziale ospite emerge un interesse particolare, sfruttate l’informazione a vostro vantaggio, creando occasioni di operare strategici upselling e crosselling anche all’interno del messaggio.
5. Proponete almeno due alternative alla richiesta, questo vi consente di intercettare con maggior precisione il bisogno dell’ospite e di aprirvi alla possibilità di vendere in maniera migliore rispetto alla richiesta primaria.
6. Siate precisi nell’esposizione, descrivete approfonditamente la tipologia di camera e il trattamento proposti, senza eccedere nelle parole. Ricordatevi che non tutti amano leggere infiniti testi descrittivi, quello che gli rimarrà impresso saranno le prime 4 righe di ciò che avete scritto.
7. Inserite foto della camera proposta, avrete così modo di essere più esaustivi nella descrizione.
8. Generate attraverso link interni al messaggio, un efficace traffico al vostro sito, qui l’ospite potrà approfondire la conoscenza di alcuni argomenti che completano il quadro per la scelta.
9. Stabilite una data di validità dell’offerta, questo vi consente di operare anche dei recall successivi all’invio dell’offerta in modo da monitorare eventuali rifiuti o mancate letture.

10. Quando permesso dal software che utilizzate inserite sempre la possibilità di prenotare direttamente dalla email l’offerta proposta. Questo approccio non solo semplifica i passaggi di risposta da parte del cliente, ma vi agevola nei confronti di una strategia di disintermediazione, in quanto, per velocità e immediatezza, sarete al pari di una OTA.

10+1. Banale ma non troppo. Evitate assolutamente gli errori ortografici. 

Sono sinonimo di trascuratezza e anche se non riconosciuti a livello conscio, creano una sorta di “disagio” inconsapevole, il quale si tramuta in un successivo rifiuto di scegliere la vostra proposta. Resta inteso che qualora dobbiate ricorrere ad una personalizzazione “manuale” dei contenuti o dell’offerta, assicuratevi che le tariffe e le condizioni siano corrette.

E adesso, non vi resta che provare!

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