Entrate e uscite, impariamo a fare il Controllo di Gestione
Controllo di Gestione: Com’è andata il mese scorso?
Confrontandomi con i miei colleghi albergatori, spesso chiedo:
Com’è andata il mese scorso?
Le risposte per lo più sono vaghe, basate sulle sensazioni, un’occhiata veloce al planing e, in casi più evoluti, abbiamo informazioni precise sulle roomnight, overnight e percentuali di occupazione.
Ci bastano queste informazioni per avere la situazione sotto controllo? La risposta è: assolutamente NO
Ci mancano i costi! Abbiamo guadagnato o perso? Quanto?
Ah si, devo chiedere al commercialista. Ok, ma il commercialista quando me li darà i dati?
Siamo a fine luglio, e alcuni alberghi non hanno ancora il bilancio 2016! E noi ci chiediamo: ma è possibile tutto questo? E’ possibile che un albergatore aspetti fino a luglio per sapere com'è andata l’anno scorso? E’ possibile che molto spesso non sa se sta generando utile o perdite?
La risposta purtroppo è: sì, è possibile e succede proprio questo.
Bisogna però anche dire la verità che spesso si è più veloci e che entro il mese di marzo abbiamo il bilancio definitivo.
Ci basta? La risposta è: no
L’albergatore di oggi ha bisogno di avere la situazione sotto controllo costantemente. Entro il giorno 15 del mese successivo è indispensabile avere la fotografia molto chiara dell’andamento del mese precedente!
Abbiamo bisogno di sapere il nostro food cost, breakfast cost, l’incidenza delle materie prime sul venduto, beverage cost, staff cost, RevPAR, CostPAR, EBITDA e altri indici che misurano la qualità della gestione alberghiera.
Come si può fare tutto questo?
Occorre prima di tutto avere una visione strategica chiara. Costruire un metodo di lavoro a tavolino, per poi metterlo in pratica.
Cominciamo dalla strutturazione dei centri di costo e ricavo. Vuol dire creare una serie di “contenitori” nei quali inserire le nostre fatture (o varie voci di costo e ricavo) in base alle peculiarità della nostra struttura e servizi che offriamo: abbiamo il centro wellness o no, il ristorante per gli esterni con menù differenziati, lavanderia è interna o noleggio/lavaggio.
Struttureremo poi il nostro piano dei centri di costo e ricavo in base a quello che vogliamo sapere, quali indici vogliamo ottenere. Esempio; se vogliamo sapere qual è l’incidenza di linea cortesia per ogni camera occupata dovremo avere un centro di costo linea cortesia nel quale imputeremo solo le fatture relative all’acquisto della linea cortesia; successivamente il totale del periodo in esame lo andremo a suddividere per le roomnight e otterremo la relativa incidenza.
Per questo lavoro (di strutturazione di centri di ricavo e costo) all’occorrenza ci potremo far affiancare da un esperto di controlling alberghiero.
Secondo passaggio è la condivisione del metodo con il nostro commercialista, che a sua volta si prenderà l’impegno di inviarci il report completo di tutti i costi del mese divisi per vari centri entro il giorno 15 del mese successivo.
Successivamente, dal nostro PMS estrapoliamo i principali dati gestionali, pertanto i giorni di apertura, risorse disponibili, ricavi divisi per vari centri come definito in precedenza, roomnight, overnight, coperti breakfast lunch e dinner.
Incrociando questi dati, a volte in una semplice tabella excel, otterremo tutti i parametri necessari per valutare la qualità del nostro management.
A questo punto alcuni mi dicono: ma tutto questo è necessario? E’ complicato! Non abbiamo il tempo per farlo.
Io rispondo: potrebbe essere complicato e difficile, ma non impossibile. Con un po’ di buona volontà e mezz’ora al giorno dedicata al controllo di gestione, si ha la propria impresa sotto controllo. Abbiamo così in mano il volante della nostra auto, altrimenti saremmo in balia dei mercati e non sapremmo dove ci porteranno. Di certo non lontano.
Oltre ad avere sotto controllo l’andamento economico e finanziario della nostra attività, possiamo facilmente ottenere l’incidenza di costi fissi e variabili per ogni camera occupata o vuota e di conseguenza strutturare una strategia commerciale vincente.
L’ultimo passaggio sarebbe lo sviluppo di budget mensili/trimestrali/annuali con controllo e confronto periodico. In caso di scostamenti bisogna essere in grado di evidenziarli immediatamente e intervenire per correggere l’andamento entro breve.
Buon controllo di gestione e tutti!
